東京キャリアセンター

【仕事】仕事ができる人の資料作成術~表作成の極意~

2018.12.11

東キャリ通信Vol.6
「仕事ができる人の資料作成術~表作成の極意~」

「あの人の作る資料はいつも見やすいし、分かりやすいね!」
上司や同僚、顧客の口からそんな言葉がついでるような資料をパパっと作るというのはビジネスパーソンなら誰もが憧れること。
こういったスキルに通じた人が作る資料は、見やすさ、分かりやすさ、美しさ、そして説得力が一味違う。

今回は、表の作成にフォーカスして“一味違う”表を作成するためのポイントをお教えします!

【わかりやすさ重視で表を仕上げる】
標準設定のままでも、データを入力して罫線を引けば、何となく表は出来上がります。
しかし、それでは自分専用か、せいぜい仲間うち限定です。
今回のテーマは人に見せるビジネス資料の作成!伝えたいことが十分に伝わるような資料を作りましょう!

【表作成のポイント】
☆見やすい表を作成するためのポイント☆
1.数値の表示形式を変更して少ない桁数で表示する
2.フォントを変更する
3.項目名は必要最小限の情報で
4.必要のない罫線は引かない
5.枠線の非表示
この5つのポイントを考慮して作成するだけでも格段に見違えるんです♪
では、ここで下の表を基にこの5つのポイントを細かく解説してきます!

1.数値の表示形式を変更して少ない桁数で表示する
まず、数値データの部分を範囲選択して「セルに書式設定」画面を開く。「ホーム」タブの「数値」欄右下のボタンをクリックすると「表示形式」タブが
選択状態の設定画面が開くので、「分類」欄で「ユーザー定義」を選ぶ。そうしたら「種類」欄に反核で「#,##0,,」と入力する。末尾のカンマ2つは下6
桁を四捨五入して省略するという意味。表記が変更されたら、桁数変更に合わせて調整すると尚よし。この段階で表の見出しと単位の表記も入力しておこう。

2.フォントを変更する
標準のフォントは「MSPゴシック」。これが不適切というわけではない。ただ、すべての文字がそのままだと、表全体の雰囲気がいかにも“標準”そのもの。
より高いレベルのものを作りたいなら、英数字を欧文フォントに変えるのが特に有効。ここでは、細身の文字で品よく見える「TimesNewRoman」を選択。
それに合わせて、日本語用のフォントも「MSP明朝」も切り替える。

3.項目名は必要最小限の情報で
行、列それぞれの項目を整えるために、項目名はひつよう最低限の情報を並べるのが原則。まずは表の右側に並ぶ「年月」から。3つのセルを使って、「年」
「月を表す数値」「月」をそれぞれ割り当てることとする。まずは列を2つ挿入して見やすいように文字を入力/修正し、列幅も併せて変更する。こうしてお
くと月の数字がきれいに見えるうえ、年の区切りも分かりやすくなる。地域名や国名の表示も工夫のしどころ!

4.必要のない罫線は引かない
文字と数値の体裁が整ったら罫線を引いて表の仕上げに入る。罫線の引き方もなるべく必要最小限にとどめる。格子状に罫線を引くのはなるべく避けたい。
これまでのポイントを踏まえて作成できていれば罫線を引かなくても行方向、列方向ともにデータを区別できることも多い。
従って、表全体をを囲まずに、横罫線だけで全体をはさむことにする。また、地域や国を示す項目名と数値データとの境界にも区切りを入れる。

5.枠線の非表示
さらに見栄えを高める仕上げ技!シート上では各セルを区切るためにグレーの枠線が表示されている。これを消すとさらにすっきりする。印刷した場合は関係
ないがエクセルファイルをそのまま配布したり、表をオブジェクトとして他のの文書に貼り付けたりする時には必須のワザだ!

 

ここまで、表作成の極意をお伝えしてきました。
より美しく、より分かりやすい資料を作成するためにエクセルをマスターして
誰もが憧れるビジネスパーソンを目指しましょう!

END

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